Деловой интернет-этикет

Последнее обновление: 28.07.17

Как вести деловую переписку, чтобы она была максимально эффективной и отнимала минимум нервов и у вас, и у тех, кому вы пишете. Прочитали сами — перешлите коллегам.

Общие правила

  • Пишите только по тем контактам, которые вам дали. Не надо искать личный аккаунт человека в соцсетях и писать ему туда по рабочим вопросам. Может он там душой отдыхает, а тут вы со своими дедлайнами.
  • Не стоит кидать в мессенджеры важные задачи, так они легко теряются. Изредка можно маякнуть адресату: «Вася, тебе срочное письмо!» (или послать наш стикер). Вся рабочая переписка и обсуждения — только в почте.
  • Сохраняйте историю. Цепочки писем — великое изобретение, которое помогает ориентироваться в море сообщений. Идеальный вариант: один рабочий вопрос — одна цепочка писем, чтобы ничего не потерялось.
  • Если видите, что письмо адресовано нескольким людям, всегда используйте кнопку «Ответить всем». Но знайте меру: не посылайте задумчивый смайл всему департаменту в ответ на вопрос о времени общего совещания.
  • Не помечайте письмо, как прочитанное, пока не сделаете все, что должны по нему сделать. Отвечайте в течение суток.
  • Всегда проверяйте вложения, которые собираетесь форварднуть. Не надо полагаться на других: если что-то пойдет не так, спросят с вас.

Как писать

  • Оформляйте письмо правильно! Не забывайте ставить пробелы (только не перед знаками препинания), использовать заглавные буквы и выделять абзацы. Ставьте знак вопроса в конце вопросительного предложения, не используйте многоточия. Аккуратная верстка — признак хорошего тона, а структурированное послание скорее поймут правильно.
  • Пишите коротко и по делу. Лирические отступления оставьте для личной переписки, в рабочей не место эмоциям, эпитетам и метафорам.

Следите за языком. Представьте, что в любой момент ваша переписка может быть обнародована. Важно выглядеть достойно даже в обсуждении неприятных моментов.

Пишем письмо

Письмо всегда пишется снизу вверх:

  1. Сначала прикрепите файлы
    Назовите их понятно (лучше латиницей, чтобы не было проблем с кодировкой) и сохраните в расширении, которое у всех открывается. Dogovor-05/17.doc — хорошо, 123.wtf — плохо, потому что непонятно, что это такое и как открывать.

  2. Напишите письмо и перечитайте его
    Логические несостыковки и вульгарные опечатки бывают даже у потомственных литераторов в пятом поколении. Помним про аккуратное оформление!

  3. Заполните поле «Тема письма»
    Это обязательно! Причем заполните осмысленным текстом, по которому адресат (и вы сами) потом сможете легко найти нужное сообщение, просто вбив пару ключевых слов в поиск. Если в письме срочная задача, об этом тоже лучше написать в теме. «Договор май 2017 подписать срочно» — хорошая тема, а «Привет)))» — очень плохая, не надо так.

  4. И только теперь впишите адрес
    Адрес вписывают в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить недописанное. Если сообщение предназначено нескольким людям, впишите основной адрес в поле «Кому», а остальные поставьте в копию (или в скрытую копию, если хотите оставить адресатов в секрете).

Готово! Все в восторге, вы восхитительны.

Другие материалы

Что такое вредоносное ПО и как от него защититься

Вредоносное ПО позволяет злоумышленникам получить удаленный несанкционированный доступ к чужим устройствам.

Как не стать жертвой интернет-мошенников

Как обманывают онлайн-мошенники и можно ли от них защититься? Рассказываем.

Горячая линия: нашли нарушение в интернете — сообщите!

Сообщить о нарушении

Обращений: 5249