Digital-этикет формулируется и пишется прямо сейчас. Он вбирает в себя и классические правила ведения корреспонденции, и более молодые законы бизнес-этикета. Главное правило заключается в том, что почта, соцсети, мессенджеры — это средства связи, а не сама коммуникация и не сама работа.
Digital-этикет формулируется и пишется прямо сейчас. Он вбирает в себя и классические правила ведения корреспонденции, и более молодые законы бизнес-этикета. Главное правило заключается в том, что почта, соцсети, мессенджеры — это средства связи, а не сама коммуникация и не сама работа. Разберемся с остальными!
— Если ваши профили в соцсетях открыты, именем должно быть ваше настоящее имя, а на фото — ваше лицо. Не обязательно как на паспорт, но лучше — в одежде, без темных очков и головных уборов. Это же касается адреса и оформления вашей электронной почты. Не стоит приукрашивать информацию о себе. Подразумевается, что если ваш профиль в соцсетях открыт для всех, вы готовы делиться опубликованными в нем данными.
— Еще не правило, но уже сформулированный взаимный запрос — использовать в почте, соцсетях и мессенджерах одну и ту же фотографию: это сэкономит время на поиск нужного контакта при мультиканальной коммуникации, минимизирует риск отправить не то не тем людям.
У вас должна быть хотя бы одна универсальная, дежурная, парадная, если угодно, фотография.
— Убирать из подписи в электронной почте номер телефона — моветон. Это буквально означает, что вы не готовы к коммуникации на 100%. Современный этикет и без того минимизирует звонки, оставляя их на экстренные случаи. Таким образом, лишив визави этого канала связи, вы увеличиваете риски для всех.
— Ключевые этапы коммуникации лучше осуществлять лично: знакомство, обсуждение и договоренности о проекте и его ходе, распределение ролей, подведение итогов. И обязательно подтверждать письмом-протоколом. Сегодня это может быть не только резюме встречи, но и то, к чему пришли в ходе телефонного разговора или даже обменявшись голосовыми сообщениями.
— Нет пассивной агрессии. Digital этикет за то, чтобы искренне и корректно доносить мысли и мнения друг другу. Зачастую в кризисных, конфликтных ситуациях, да еще и будучи отделенными друг от друга двумя мониторами, люди подвергаются соблазну подколоть, укусить собеседника. Некогда принятые штампы типа «уважаемые коллеги», «прошу оперативно», «заранее спасибо» стали маркерами пассивной агрессии, высокомерного, пренебрежительного тона.
Раздражены, огорчены — успокойтесь, переключитесь, а потом перепишите письмо или сообщение. Ваша задача — донести информацию, сделать дело, а не обидеть участников проекта/переписки. Каждый раз, когда собеседник вас не понял, надо полностью поменять свое объяснение.
— Обращаетесь к коллегам — назовите их по именам. Исключение составляют рассылки по всей компании. Когда каждому предназначена отдельная часть письма (но все должны быть в курсе договоренностей), начинайте абзац с имен.
Важно запомнить, как представился адресат и обратиться к нему в письме именно так. Досадная ошибка в первом письме обрекает всю коммуникацию. Например, весной я отказалась от выгодного сотрудничества только потому, что ответственное лицо на стороне партнера настойчиво называло меня Катериной, несмотря на то, что и на визитке, и в подпи своих писем я фигурирую как Кетеван. Скажем больше, не каждая Екатерина разрешает называть себя Катериной.
— Если человек присутствует в групповой переписке только для того, чтобы быть проинформированным, ставьте его в скрытые копии.
— Если вы сами давали контакты или они являются открытыми, важно отвечать на письма, вопросы и сообщения (хотя бы в течение недели). Прежде всего, потому что это — ясность, а ясность — вообще лучшее, что может быть в коммуникации. Есть масса причин и формулировок для вежливого отказа (в бизнесе есть такой жанр писем — мотивированный отказ, иногда они приводят к взаимовыгодным сделкам). Отказ лучше, чем неответ, потому что он демонстрирует уважение к собеседнику.
Например, можно отказать ввиду большой занятости долгосрочными проектами, иным вектором интересов. Но если вам действительно неловко и жалко отказывать, так и напишите: «с большим сожалением», «готов пересмотреть в перспективе». В конце концов, сделайте автору запроса комплимент, дайте понять, что в отказе действительно ничего личного: «Я с большим уважением отношусь к тому, что вы делаете, и давно мечтал посотрудничать, но направление по разработке софта для кукурузных комбайнов в нашей компании, увы, закрыто».