Как вести деловую переписку, чтобы она была максимально эффективной и отнимала минимум нервов и у вас, и у тех, кому вы пишете. Прочитали сами — перешлите коллегам.
Общие правила
- Пишите только по тем контактам, которые вам дали. Не надо искать личный аккаунт человека в соцсетях и писать ему туда по рабочим вопросам. Может он там душой отдыхает, а тут вы со своими дедлайнами.
- Не стоит кидать в мессенджеры важные задачи, так они легко теряются. Изредка можно маякнуть адресату: «Вася, тебе срочное письмо!» (или послать наш стикер). Вся рабочая переписка и обсуждения — только в почте.
- Сохраняйте историю. Цепочки писем — великое изобретение, которое помогает ориентироваться в море сообщений. Идеальный вариант: один рабочий вопрос — одна цепочка писем, чтобы ничего не потерялось.
- Если видите, что письмо адресовано нескольким людям, всегда используйте кнопку «Ответить всем». Но знайте меру: не посылайте задумчивый смайл всему департаменту в ответ на вопрос о времени общего совещания.
- Не помечайте письмо, как прочитанное, пока не сделаете все, что должны по нему сделать. Отвечайте в течение суток.
- Всегда проверяйте вложения, которые собираетесь форварднуть. Не надо полагаться на других: если что-то пойдет не так, спросят с вас.
Как писать
- Оформляйте письмо правильно! Не забывайте ставить пробелы (только не перед знаками препинания), использовать заглавные буквы и выделять абзацы. Ставьте знак вопроса в конце вопросительного предложения, не используйте многоточия. Аккуратная верстка — признак хорошего тона, а структурированное послание скорее поймут правильно.
- Пишите коротко и по делу. Лирические отступления оставьте для личной переписки, в рабочей не место эмоциям, эпитетам и метафорам.
Следите за языком. Представьте, что в любой момент ваша переписка может быть обнародована. Важно выглядеть достойно даже в обсуждении неприятных моментов.
Пишем письмо
Письмо всегда пишется снизу вверх:
- Сначала прикрепите файлы
Назовите их понятно (лучше латиницей, чтобы не было проблем с кодировкой) и сохраните в расширении, которое у всех открывается. Dogovor-05/17.doc — хорошо, 123.wtf — плохо, потому что непонятно, что это такое и как открывать. - Напишите письмо и перечитайте его
Логические несостыковки и вульгарные опечатки бывают даже у потомственных литераторов в пятом поколении. Помним про аккуратное оформление! - Заполните поле «Тема письма»
Это обязательно! Причем заполните осмысленным текстом, по которому адресат (и вы сами) потом сможете легко найти нужное сообщение, просто вбив пару ключевых слов в поиск. Если в письме срочная задача, об этом тоже лучше написать в теме. «Договор май 2017 подписать срочно» — хорошая тема, а «Привет)))» — очень плохая, не надо так. - И только теперь впишите адрес
Адрес вписывают в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить недописанное. Если сообщение предназначено нескольким людям, впишите основной адрес в поле «Кому», а остальные поставьте в копию (или в скрытую копию, если хотите оставить адресатов в секрете).
Готово! Все в восторге, вы восхитительны.